”Nej nej nej, hvor er vores aftaler for næste uge? Og hvor er alle oplysninger på de kunder, vi skal besøge i denne uge?” Noget i den retning kom ud af min mund, efter jeg oplevede, at vi på forunderlig vis havde mistet en uges data.
Jeg er sekretær i et større VVS-firma, hvor det som i mange andre virksomheder er uhyre vigtigt, at al kommunikation og data bare fungerer og kører på skinner. En dag, da en af de ansatte VVS’ere ringede og spurgte om en adresse på en kunde, fordi han var foran i planen og derfor godt kunne klemme en kunde ind, opdagede jeg, at al data og samtlige kunde- og aftaleoplysninger for denne og næste uge var væk. Jeg ved ikke hvordan, det blot kunne forsvinde, men væk var det. Jeg måtte så forklare VVS’eren, at jeg desværre ikke kunne hjælpe ham, og at han i stedet måtte tage en længere pause. Jeg tog herefter kontakt til min chef, der fortalte, at vores backup skulle være placeret på nogle CD’er i kælderen. Jeg begav mig derfor derned, for blot at finde ud af, at det var et kæmpe rod. Jeg finder så ud af, at de data, der er forsvundet, er så nye, at der ikke er blevet foretaget nogen backup, hvilket igen får mig til at ringe til chefen.
Efter at måtte konkludere at vores backup-system er utilstrækkeligt, og at vi ikke har mulighed for at genskabe de tabte data, tager han affære og får kontakt til en it-virksomhed, som kan varetage backuppen. Efter en længere gennemgang af forventningsafstemning og behovsanalyse, må chefen og jeg hurtigt konkludere, at vores backup-system, og dermed hele vores it-sikkerhed, har været yderst utilstrækkeligt. Vi aftaler at indføre et nyt backup-system, så vi slipper for vores almindelige, tidskrævende og hermed også utilstrækkelige sikkerhedskopiering. Samtidig får vi nedskrevet vores it-sikkerhed, så vi også har styr på de andre sider af den sag.
Det nye backup-system er baseret helt på en netværksforbindelse og kaldes af denne grund fjernbackup. Denne forbindelse er krypteret, men giver os samtidig muligheden for at genskabe tabt data hurtigt og nemt. Al backup-data bliver så lagret på en server, til hvilken vi hurtigt kan få adgang. Jeg var i starten en smule skeptisk ved, at det hele skulle foregå gennem en netværksforbindelse og være fjernbackup, men efter en hurtig reevaluering må min gamle overbevisning kapitulere, og jeg har opdaget, at det er både hurtigere, simplere og fylder mindre end vores gamle sikkerhedskopiering. Vi aftale med it-virksomheden at gemme vores data i et år ad gangen, hvilket var muligt. Vi får desuden dagligt en e-mail med en oversigt over forløbet i vores backup, så vi kontinuerligt kan følge med i, at vores backup føres.
Efter at vi fik indført fjernbackup, har vi to gange været ind på serveren og genskabe tabt data. Vi har oplevet en enorm fremgang i firmaet, og VVS’erne slipper for at få et utilstrækkeligt svar fra min side i telefonen, når de efterspørger kunde- eller aftaleoplysninger. Jeg oplevede faktisk engang, at jeg ved en fejl havde indtastet forkerte kundeoplysninger, så da en VVS’er ringede og spurgte efter oplysninger om en kunde, kunne jeg ikke finde data om denne. Han fortalte så, at kunden havde haft besøg otte måneder før. Denne data havde vi slettet fra vores database, men jeg begav mig i stedet ind på backup-serveren og fandt de kundedata, som VVS’eren efterspurgte. Fjernbackuppen har på denne måde gjort mit arbejde som sekretær en del nemmere.
Nye kommentarer